Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart)

      Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari.

A. VISI DAN MISI, STRUKTUR ORGANISASI, FLOW DIAGRAM

Visi:
"Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global".

Misi: 

•  Memberikan kepuasan kepada pelanggan/konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
• Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tinggi.
• Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
• Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya.

Struktur Organisasi:

  

Flow Diagram (Penjualan dan Pembelian):

B. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

1. Operating Support System (Sistem Pendukung Operasi)
      Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Operating system yang digunakan oleh Alfamart dibagi kembali menjadi beberapa macam yaitu:

Sistem Pengolahan Khusus (Specialized Processing System)
      Promotion:
Alfamart mempromosikan produknya dengan berbagai cara diantaranya:
-Sales promotion
-Alfamart menggunakan media cetak atau media elektronik sebagai sarana komunikasi khususnya untuk program-program promosi
-Gerai minimarket Alfamart tersedia banner, papan , pamflet dan catalog  sebagai petunjuk yang memberikan informasi mengenai promosi dan discount

      Place:
Target pasar Alfamart dapat dikelompokkan menurut 3 (tiga) perspektif berikut:
-Geografis: area perumahan, fasilitas publik, gedung perkantoran
-Demografis: ibu rumah tangga, anak-anak, kelas ekonomi menengah
-Psikografis: kenyamanan, pelayanan yang ramah
      Price:
Penetapan harga di alfamart berdasar momen tertentu, seperti:
-Inflasi
-Nilai tukar rupiah
-Sasaran pemasaran
-Permintaan konsumen
-Neraca penjualan barang
 
 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Process System) 
      Lajunya pertumbuhan gerai toko Alfamart yang cepat dengan transaksi lebih dari 40.000 transaksi struk perbulan ,dapat terlaksana karena didukung oleh sistem terintegrasi pada setiap poin of sales (POS) kasir di semua gerai yang mencakup sistem penjualan, persediaan, dan penerimaan barang. teknologi di pos kasir dirancang sudah memenuhi kebutuhan perkembangan dan transaksi di masa depan. 
      Untuk mempercepat pelayanan dan keyamanan belanja di kasir, Alfamart menggunakan pemindaian scanner barcode, pembayaran pun kini memberikan kemudahan bagi konsumen dengan menggunakan bca debit, mandiri debit dan berbagai macam bank yang tercantum.

      Pembeli memilih barang, lalu sesudah memilih barang pembeli menuju ke kasir untuk menginputkan data serta harga dari barang yang ingin dibeli kemudian kasir akan menghitung besarnya biaya yang harus dibayar oleh pembeli,setelah keluar jumlah yang harus dibayarkan pembeli akan membayarkan barang sesuai dengan harga yang tertera pada layar setelah dan struk pun akan keluar.

Sistem Pengendalian Proses (Process Control System) 
      Persediaan operasi toko adalah salah satu system yang sudah ditetapkan perusahaan agar kegiatan di toko berjalan dengan lancar atau sempurna. Adapun pengendalian toko tersebut adalah:
-pengendalian persediaan
-pengendalian penjualan 
-pengendalian biaya 
-pengendalian administrasi
-pendapat lain-lain
-pengendalian lingkungan

Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration System)

      Waralaba Alfamart:
Syarat menjadi Franchisee Alfamart:
-Harus berupa badan usaha (koperasi, CV, PT, dsb)
-Warga Negara Indonesia (WNI)
-Menyiapkan lokasi usaha dengan luas area sales minimal 80 meter persegi (diluar gudang ruang administrasi), dan total keseluruhan lahan kurang lebih 150-250 meter persegi
-Harus memenuhi perizinan seperti Izin Tetangga, Domisili, SIUP, NPWP, TDP, IUTM, STPUW
-Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang ada di Alfamart

Di Alfamart Franchise ini, ada 3 (tiga) tipe kerjasama yang bisa disesuaikan dengan kondisi dan keinginan
1.   Gerai Baru
      Tipe waralaba yang bisa dimiliki dengan menyesuaikan luas lahan pemilik
2.   Gerai Baru - Konversi
      Program kerjasama dengan pemilik minimarket lokal/ kelontong yang ingin mengembangkan usahanya
      dibawah naungan alfamart
3.   Gerai Take Over
      Tipe waralaba dengan mengambil alih gerai milik Alfamart yang sudah beroperasi dengan baik,
      sehingga tidak perlu takut dengan prospek ke depannya

2. Management Support System (Sistem Pendukung Manajemen)
      Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)
      Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
      Dalam penggunaan sistem informasi manufaktur, MIS Alfamart menggunakan sistem kertas kerja PKM (Penetapan Kuantitas Maksimum) yaitu setiap item barang sudah diketahui trend penjualan selama 3 bulan, mengetahui masa tenggang waktu antara permintaan barang sampai pemenuhan, dapat merevisi PKM untuk barang yang cepat terjual, dan barang yang lambat terjual yang dilakukan setiap awal bulan dengan mencetak laporan PKM dan mengusulkan pada koordinator area untuk merubahnya. PKM juga dapat mengetahui kondisi di mana barang tersebut sedang kosong di gudang maupun di toko

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)
      DSS Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya.
      DSS pada perusahaan Alfamart terdapat pada setiap cabang gerai di kota manapun. Hal ini agar setiap manager gerai dapat memonitor langsung performa sistem dan analisis peralatan manajemen, serta manajemen persediaan.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)
      Sistem Informasi eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi informasi selektif tentang faktor-faktor ekslusif dalam menjalankan tujuan strategis bagi manajemen.
Sistem informasi ini dibuat agar eksekutif perusahaan mudah untuk mengakses ringkasan dan grafik kinerja perusahaannya, serta mempermudah pengambilan keputusan demi meningkatkan performa.

Sistem Pelaporan Informasi (Information Reporting System)
       Information Reporting System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajeral dan end users. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, periode maupun ketika terjadi situasi tak terduga.

C. TEKNOLOGI INFORMASI

      Teknologi memegang peranan penting dalam perkembangan PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart). Penerapan teknologi informasi di dalam perusahaan haruslah tepat agar perusahaan tersebut memiliki competitive advantages dalam industrinya.

Berikut ini teknologi yang terdapat pada perusahaan Alfamart:
-Teknologi masukan (input technology): Scanner barcode, CCTV
-Hasil pengolahan teknologi (output technology): Monitor, Printer, Struk, Timbangan digital, Alarm toko
-Teknologi perangkat lunak (software technology): Software Visual Basic
-Teknologi penyimpanan (storage technology): Database Mysql
-Teknologi komunikasi (Tellecomunication technology): Internet, HP
-Unit pemrosesan (Processing Machine): CPU File Transfer

Referensi:
-Firman Ramdhani. 2014. Sistem Informasi Pada Minimarket. http://firmandut.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-pada-minimarket.html
-Setia Adi Firmansyah. 2015. Ini Persyaratan Waralaba Alfamart. http://www.etalasebisnis.com/investasi/1392/ini-persyaratan-waralaba-alfamart-franchise.html
-Setyarini, Ira, dkk. 2013. Makalah Sistem Informasi Manajemen Analisa Sistem Informasi Penjualan pada PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Jakarta

Studi Kasus S.I. Alfamart

      Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari.

Visi:
"Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global".


Misi: 

•  Memberikan kepuasan kepada pelanggan/konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
• Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tinggi.
• Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
• Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya.

Struktur Organisasi:

      Board of commisioner, bertugas:
-mengawasi jalannya perusahaan, memberi nasehat kepada direktur
-menggantikan dewan direksi pada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan
-membuat risalah sekaligus menyimpan salinan hasil rapat
-melaporkan pada kepemilikan mengenai pengawasan yang dilakukan

      Komite audit, bertugas:
-menelaah informasi keuangan yang didapat
-menelaah ketaatan perusahaan terhadap undang-undang di bidang pasar modal dan di bidang lain
-menelaah indepedensi dan objektivitas akutan publik
-menindak pengaduan yang berkaitan dengan perusahaan
  
      President Director, bertugas:
-memimpin dan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
-memilih, menetapkan, mengawasi tugas-tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager)
-melakukan persutujuan terhadap anggaran tahunan perusahaan

      Corporate Audit, bertugas:
-menyediakan penipuan deteksi, pengalaman foreksik akutansi, keahlian untuk program monitoring
-mengatur prosedur investigasi dengan tren yang tidak biasa
-berinteraksi dengan senior manager
-mendokumentasi kertas dan hasil audit

      Property & Development:
-mengkoordinasi kegiatan pengendalian property dan lingkungan di wilayah usaha perusahaan dan lingkungannya
-menyelenggarakan pengolahan data dan penyimpanan dokumen asli property
-menyiapkan laporan kegiatan divisi secara benar dan tepat waktu

      Human Capital:
-memperbaiki mutu karyawan
-menyediakan tenaga ahli dan sesuai bidangnya

      Business Development:
-merancang dan menyajikan presentasi proposal yang menarik untuk pendekatan bisnis baru
-membantu pejabat melakukan monitoring fundraising perusahaan

      Operation:
-mengawasi kegiatan operasi
-memelihara kondisi mesin dan peralatan
-membuat produk yang dipesan
-membuat keputusan harian sesuai kegiatan di alfamart 
 
      Merchandising & Procurement:
-memajang, menata produk
-menjaga kebersihan produk yang dipajang
-melaksanakan program promosi dari perusahaan
-melaksanakan tugas kunjungan sesuai rencana kerja

      Marketing:
-bertanggung jawab dalam hal pemasaran
-bertanggung jawab dalam hal pengelolaan hasil penjualan, pengguna, dan hal terkait promosi
-menjadi koordinator manajerial produk dan penjualan
-melaporkan data pemasaran kepada direksi

      Corporate Affair:
-memelihara komunikasi internal dan eksternal
-memanage buletin karyawan, laporan tahunan, siaran pers

      Finance:
-membuat, memeriksa, serta mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status utang piutang
-membuat, mencetak surat-surat tagihan untuk menjaga tagihan pelanggan terkirim tepat waktu
-memeriksa tagihan dari vendor dan menjaga pembayaran dilakukan tepat waktu

      Franchise:
-bertanggung jawab dalam penyediaan tempat usaha dan sejumlah modal (tergantung jenis waralaba yang akan dibeli)
-menjaga image dari produk waralaba

      Information Technology:
-memelihara sistem jaringan
-bertanggung jawab dalam pengoptimalan perangkat IT dan server yang ada
 

Analisis SWOT: IMVU (3D Game&Chat)

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT
(strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru. (source: wikipedia.com)

Analisis SWOT dari IMVU:
Strength (kekuatan):
-Memberikan kenyamanan chatting dengan avatar 3D yang dapat berinteraksi dengan avatar lain.
-Memberikan pilihan yang lebih banyak untuk penggunanya dalam hal items.
-Mempunyai kelebihan bisa menggunakan voice box (pesan suara)


Weakness (kelemahan):
-Tidak beroperasi secara maksimal di mobile apps
-Security masih mudah dijebol
-Akun pemberi, penerima, penyebar credits illegal akan terkena dampak disabled ava
-Setelah ava disabled, IP PC akan ditandai sebagai banned

Opportunities (peluang):
-Creator mendapat 40% dari hasil penjualan items nya
-Items di shop dapat di sesuaikan dengan mode terkini

Threats (ancaman):
-Aplikasi semacam IMVU bernama Second Life (3D lebih halus)

Analisis Perancangan Sistem Informasi: IMVU (3D Game&Chat)

Logo IMVU

IMVU adalah media sosial berbayar berbasis tiga dimensi yang didirikan oleh Eric Ries pada tahun 2004, berkantor pusat di Amerika Serikat. Aplikasi ini memang menawarkan pengalaman mengasyikkan di dunia tiga dimensi, namun tidak direkomendasikan dimainkan oleh anak-anak, karena di dalamnya terdapat konten dewasa. Moto yang dicanangkan oleh IMVU adalah Express yourself in the world's largest 3D Chat and Dress-Up community!

Nama IMVU sendiri bukan merupakan singkatan atau inisial apa pun. Tapi digunakan sebagai nama perusahan IMVU, Inc yang didirikan oleh Eric Ries pada tahun 2004. Perusahan ini merupakan penyedia hiburan sosial online, di mana anggotanya dapat menggunakan avatar tiga dimensi (3D) untuk bertemu orang-orang baru, mengobrol, membuat, dan bermain game. Hanya saja imvu ini untuk usia diatas 18 tahun dengan alasan adanya konten-konten dewasa. Dengan lebih dari 3 juta pengguna aktif, saat ini memiliki virtual terbesar katalog barang lebih dari 6 juta item bisnis ini terletak di Mountain View, California, Amerika Serikat. Sekarang ini IMVU memiliki 120 karyawan penuh-waktu.

http://id.imvu.com/signup/index/

Untuk dapat bermain IMVU, pengguna harus mendaftarkan diri pada situsnya terlebih dahulu. Kita dapat memilih avatar dan jenis kelamin. Setelah itu kita dipersilakan mengunduh aplikasi untuk kita pasang dalam perangkat komputer (yang saat ini juga tersedia mobile apps nya). Setelah terpasang, barulah pengguna dapat bermain, setelah login dengan userID dan password masing-masing.
Pada tampilan awal aplikasi, pengguna harus berdandan terlebih dahulu. Memilih segala perlengkapannya mulai pakaian atas, bawahan, sepatu, sampai riasan. Untuk ruangan, ada juga rumah jenis penthouse yang menjadi milik pribadi gratis. Namun jika kita ingin bersosialisasi, terdapat fasilitas public room yang dapat kita masuki. Dengan mencari kategori berdasarkan negara dan bahasa, pengguna dapat memilih komunitas mana yang hendak dituju. Di situ juga, secara realtime tertera jumlah penghuni yang sedang berada di ruang itu, berikut nama-namanya. Semua public room tersebut dibuat sendiri oleh pengguna.
Selain menggunakan teks, dalam berkomunikasi pengguna juga dapat mengekspresikan diri melalui suara (voice) dan gerakan (motion) yang harus dibeli sebelumnya. Suara-suara itu dapat berupa sapaan "hello", "apa kabar", tertawa, teriakan, dan sebagainya. Sedangkan untuk gerakan misalnya bersalaman, berpelukan, berciuman, menendang, saltu, guling-guling, dan masih banyak lagi.
(source: Wikipedia)

Hal-hal tersebut diatas membuat saya akhirnya tertarik untuk mengupas diagram sistem informasi yang ada di dalam IMVU, Inc. Diagramnya adalah sebagai berikut:

1. Transaction Processing System (TPS)
    TPS adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Sebuah transaksi kadangkala juga disebut LUW (Logical Unit of Work), yang merupakan sederetan operasi yang berkedudukan sebagai satu kesatuan proses. Seluruh transaksi dianggap sukses, jika semua operasi berhasil dengan sukses dan perubahan disimpan ke dalam database. Seluruh transaksi dianggap gagal, jika ada satu operasi yang gagal dan perubahan tidak akan disimpan ke dalam database dan jika transaksi gagal, perubahan akan dihapus dari tabel dan diganti dengan nilai-nilai aslinya.

Peranan:
-Member: pihak yang menjadi konsumen dan pemain
-Creator: member yang merangkap sebagai pembuat produk untuk dijual di shop IMVU
-IMVU apps: sarana gaming&chatting

2. Management Information System (MIS)

    MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi  yang  menyediakan  laporan  informasi terpadu  bagi  pihak  manajemen. MIS dihasilkan  dari  beberapa  database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk di dalamanya Transaction Processing System/TPS. MIS menyajikan  informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih.MIS merupakan  salah satu elemen manajemen yang  dirasa  penting oleh banyak perusahaan.

Peranan:
-Vice Precident (Technology, Marketing, Engineering, Product, People and Talent) berperan dalam penentuan dan pengembangan segala sesuatu yang berkaitan dengan IMVU apps.

3. Decision Support System (DSS)
    DSS adalah Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

Peranan:
-Membantu EIS dalam pengambilan keputusan untuk perusahaan.
-Melaksanakan pengembangan perusahaan seperti misalnya pembukaan cabang baru.

4. Executive Information System (EIS)
    EIS adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung dalam pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya baik secara internal dan eksternal mengenai keterangan relevan untuk menemukan gol strategis dari organisasi.Hal Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk khusus dari satu sistem pendukung keputusan (DSS).

Peranan:
-CEO IMVU: penanggung jawab dan penentu pengambilan keputusan/kebijakan terkait perusahaannya.