Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart)

      Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari.

A. VISI DAN MISI, STRUKTUR ORGANISASI, FLOW DIAGRAM

Visi:
"Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global".

Misi: 

•  Memberikan kepuasan kepada pelanggan/konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
• Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tinggi.
• Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
• Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya.

Struktur Organisasi:

  

Flow Diagram (Penjualan dan Pembelian):

B. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

1. Operating Support System (Sistem Pendukung Operasi)
      Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Operating system yang digunakan oleh Alfamart dibagi kembali menjadi beberapa macam yaitu:

Sistem Pengolahan Khusus (Specialized Processing System)
      Promotion:
Alfamart mempromosikan produknya dengan berbagai cara diantaranya:
-Sales promotion
-Alfamart menggunakan media cetak atau media elektronik sebagai sarana komunikasi khususnya untuk program-program promosi
-Gerai minimarket Alfamart tersedia banner, papan , pamflet dan catalog  sebagai petunjuk yang memberikan informasi mengenai promosi dan discount

      Place:
Target pasar Alfamart dapat dikelompokkan menurut 3 (tiga) perspektif berikut:
-Geografis: area perumahan, fasilitas publik, gedung perkantoran
-Demografis: ibu rumah tangga, anak-anak, kelas ekonomi menengah
-Psikografis: kenyamanan, pelayanan yang ramah
      Price:
Penetapan harga di alfamart berdasar momen tertentu, seperti:
-Inflasi
-Nilai tukar rupiah
-Sasaran pemasaran
-Permintaan konsumen
-Neraca penjualan barang
 
 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Process System) 
      Lajunya pertumbuhan gerai toko Alfamart yang cepat dengan transaksi lebih dari 40.000 transaksi struk perbulan ,dapat terlaksana karena didukung oleh sistem terintegrasi pada setiap poin of sales (POS) kasir di semua gerai yang mencakup sistem penjualan, persediaan, dan penerimaan barang. teknologi di pos kasir dirancang sudah memenuhi kebutuhan perkembangan dan transaksi di masa depan. 
      Untuk mempercepat pelayanan dan keyamanan belanja di kasir, Alfamart menggunakan pemindaian scanner barcode, pembayaran pun kini memberikan kemudahan bagi konsumen dengan menggunakan bca debit, mandiri debit dan berbagai macam bank yang tercantum.

      Pembeli memilih barang, lalu sesudah memilih barang pembeli menuju ke kasir untuk menginputkan data serta harga dari barang yang ingin dibeli kemudian kasir akan menghitung besarnya biaya yang harus dibayar oleh pembeli,setelah keluar jumlah yang harus dibayarkan pembeli akan membayarkan barang sesuai dengan harga yang tertera pada layar setelah dan struk pun akan keluar.

Sistem Pengendalian Proses (Process Control System) 
      Persediaan operasi toko adalah salah satu system yang sudah ditetapkan perusahaan agar kegiatan di toko berjalan dengan lancar atau sempurna. Adapun pengendalian toko tersebut adalah:
-pengendalian persediaan
-pengendalian penjualan 
-pengendalian biaya 
-pengendalian administrasi
-pendapat lain-lain
-pengendalian lingkungan

Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration System)

      Waralaba Alfamart:
Syarat menjadi Franchisee Alfamart:
-Harus berupa badan usaha (koperasi, CV, PT, dsb)
-Warga Negara Indonesia (WNI)
-Menyiapkan lokasi usaha dengan luas area sales minimal 80 meter persegi (diluar gudang ruang administrasi), dan total keseluruhan lahan kurang lebih 150-250 meter persegi
-Harus memenuhi perizinan seperti Izin Tetangga, Domisili, SIUP, NPWP, TDP, IUTM, STPUW
-Bersedia mengikuti sistem dan prosedur yang ada di Alfamart

Di Alfamart Franchise ini, ada 3 (tiga) tipe kerjasama yang bisa disesuaikan dengan kondisi dan keinginan
1.   Gerai Baru
      Tipe waralaba yang bisa dimiliki dengan menyesuaikan luas lahan pemilik
2.   Gerai Baru - Konversi
      Program kerjasama dengan pemilik minimarket lokal/ kelontong yang ingin mengembangkan usahanya
      dibawah naungan alfamart
3.   Gerai Take Over
      Tipe waralaba dengan mengambil alih gerai milik Alfamart yang sudah beroperasi dengan baik,
      sehingga tidak perlu takut dengan prospek ke depannya

2. Management Support System (Sistem Pendukung Manajemen)
      Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)
      Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
      Dalam penggunaan sistem informasi manufaktur, MIS Alfamart menggunakan sistem kertas kerja PKM (Penetapan Kuantitas Maksimum) yaitu setiap item barang sudah diketahui trend penjualan selama 3 bulan, mengetahui masa tenggang waktu antara permintaan barang sampai pemenuhan, dapat merevisi PKM untuk barang yang cepat terjual, dan barang yang lambat terjual yang dilakukan setiap awal bulan dengan mencetak laporan PKM dan mengusulkan pada koordinator area untuk merubahnya. PKM juga dapat mengetahui kondisi di mana barang tersebut sedang kosong di gudang maupun di toko

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)
      DSS Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya.
      DSS pada perusahaan Alfamart terdapat pada setiap cabang gerai di kota manapun. Hal ini agar setiap manager gerai dapat memonitor langsung performa sistem dan analisis peralatan manajemen, serta manajemen persediaan.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)
      Sistem Informasi eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi informasi selektif tentang faktor-faktor ekslusif dalam menjalankan tujuan strategis bagi manajemen.
Sistem informasi ini dibuat agar eksekutif perusahaan mudah untuk mengakses ringkasan dan grafik kinerja perusahaannya, serta mempermudah pengambilan keputusan demi meningkatkan performa.

Sistem Pelaporan Informasi (Information Reporting System)
       Information Reporting System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajeral dan end users. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, periode maupun ketika terjadi situasi tak terduga.

C. TEKNOLOGI INFORMASI

      Teknologi memegang peranan penting dalam perkembangan PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart). Penerapan teknologi informasi di dalam perusahaan haruslah tepat agar perusahaan tersebut memiliki competitive advantages dalam industrinya.

Berikut ini teknologi yang terdapat pada perusahaan Alfamart:
-Teknologi masukan (input technology): Scanner barcode, CCTV
-Hasil pengolahan teknologi (output technology): Monitor, Printer, Struk, Timbangan digital, Alarm toko
-Teknologi perangkat lunak (software technology): Software Visual Basic
-Teknologi penyimpanan (storage technology): Database Mysql
-Teknologi komunikasi (Tellecomunication technology): Internet, HP
-Unit pemrosesan (Processing Machine): CPU File Transfer

Referensi:
-Firman Ramdhani. 2014. Sistem Informasi Pada Minimarket. http://firmandut.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-pada-minimarket.html
-Setia Adi Firmansyah. 2015. Ini Persyaratan Waralaba Alfamart. http://www.etalasebisnis.com/investasi/1392/ini-persyaratan-waralaba-alfamart-franchise.html
-Setyarini, Ira, dkk. 2013. Makalah Sistem Informasi Manajemen Analisa Sistem Informasi Penjualan pada PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Jakarta